Caso de Éxito

Innovadora plataforma de gestión de tours y actividades
para turoperadores, agencias de viaje con producto propio,
receptivos y organizadores de actividades

Different Roads

Turoperador basado en la ciudad española de Valencia.

Proyecto

En 2019, Different Roads organizó las vacaciones a más de 10.000 personas.

Descripción de Proyecto

TWS se fundó en 2009 y vende sus viajes a través de su propia agencia minorista, Different Roads, así como a través de revendedores (OTAs, agencias de calle, etc).

La Necesidad

Different Roads gestionaba todos los aspectos de sus viajes (contratos privados con hoteles, cupos aéreos, autobuses, guías…) empleando el email y hojas de Excel. Todos los servicios inventariados debían ser, por tanto, listados en una hoja de Excel separada para cada salida, donde se mantenía registro de si el servicio era de cupo o bajo demanda. Este método resultaba tan laborioso que cada viaje necesitaba un agente dedicado a su gestión. Con tal esquema, Different Roads no podía ofrecer muchas salidas sin aumentar la aparición de errores costosos para la empresa, así que en 2016 tomó la decisión de invertir en software de gestión.

Se contrató una solución personalizada que permitió a Different Roads empezar a vender online con confirmación inmediata gracias al control automatizado de precios y plazas, lo que supuso un gran avance. Sin embargo, el sistema presentaba limitaciones que forzaban a Different Roads a contratar bastante personal extra durante la temporada alta, lo que puso de manifiesto la poca escalabilidad del negocio sin afrontar un aumento desproporcionado de los costes.

Desde la dirección, se decidió que para seguir creciendo con unos costes razonables, necesitaban invertir en una solución tecnológicamente más avanzada.

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Entre otros requerimientos, la solución debía ser capaz de:

1.

Proporcionar una vista detallada de los viajes (tours) de la empresa, que incluyese todos los servicios y su estado, para que los servicios que falten no se pasen por alto y se puedan detectar aquellos servicios que se han quedado sin disponibilidad.

2.

Permitir abrir y editar cualquier aspecto de una reserva en lugar de tener que cancelar y volver a reservar como se hacía hasta el momento.

3.

Automatizar la gestión de los cupos y los precios con los proveedores, evitando costosos errores cuando las reservas que afectan a servicios de múltiples proveedores son canceladas.

4.

Automatizar las comunicaciones con los vendedores (stop sales, cambios de precios, salidas canceladas, etc.) reduciendo los errores provocados por las comunicaciones manuales.

5.

Sustituir automáticamente cada actividad o servicio dentro de un itinerario que se haya quedado sin stock por una alternativa con stock para asegurar que el tour pueda seguir a la venta online.

6.

Analizar la evolución del precio de los viajes y las comisiones a lo largo del tiempo, así como disponer de trazabilidad sobre información del usuario (quién reservó, cuántas veces, cuándo, etc.).

7.

Conectar cada servicio (con precio y datos de stock relacionados) a varios tours y varias salidas de los mismos, asegurando que la disponibilidad para un hotel o vuelo de cupo específico nunca se rebasa.

8.

Emitir vuelos de archivos compatibles con Amadeus generados automáticamente a partir de las reservas.

9.

Generar notificaciones automáticas para los múltiples detalles de los que un turoperador debe estar pendiente (fechas de devolución de cupos aéreos y hoteleros, baja disponibilidad de servicios críticos, reservas bajo demanda, pagos retrasados, etc.).

10.

Generar automáticamente documentación detallada y vouchers para viajeros y guías, para garantizar que los cambios de última hora en las listas de pasajeros y los horarios no requieran una gestión manual compleja.

11.

Asegurarse de que los precios son siempre correctos mediante la monitorización automática de descuentos de hoteles, localización de habitaciones vacías y teniendo en cuenta las diferentes tasas para los diferentes canales y mercados.

12.

Integrar todos los datos con los sistemas de contabilidad de la compañía, asegurando que sea posible obtener datos realistas de costos y ganancias para cada salida y que el cruce entre facturas y pagos sea preciso.

Victor NavarroCEO, Different Roads

``TourKnife ha revolucionado completamente la gestión de nuestro negocio. Gracias al control centralizado de todos los elementos de un tour, con actualización automática de precios, disponibilidad y facturación, hemos incrementado dramáticamente nuestra productividad, pudiendo dedicar tiempo a añadir nuevos tours y mejorar los existentes. También nos ha permitido dedicar más esfuerzos a la venta y reducir errores que, en el mundo del viaje, se pagan muy caro. Además, nos permite mostrar precios y disponibilidad en tiempo real, lo que tiene un gran impacto en las ventas. En definitiva, TourKnife nos dota de una visión global y en tiempo real de todos los elementos de nuestro negocio permitiéndonos tomar decisiones inteligentes justo en el momento en que éstas deben ser tomadas.``

La Solución

Después de llevar a cabo un análisis exhaustivo de las soluciones que ofrecía el mercado, Different Roads descubrió que no existía una solución capaz de manejar la compleja gestión de sus tours grupales de varios días de duración. Una empresa de desarrollo de software con sede en Barcelona acordó desarrollar una solución para satisfacer no sólo sus necesidades, sino también las de otros operadores turísticos y DMCs, tanto en España como a nivel internacional. El resultado es TourKnife.

TourKnife ha sido desarrollado y rigurosamente testado para asegurar que su software basado en la nube ofrece la mejor solución posible a las necesidades de Different Roads, que usa actualmente TourKnife para:

• Controlar totalmente todos los aspectos de sus tours
• Controlar los precios y disponibilidades de sus proveedores de servicios
• Crear campañas que, temporalmente, modifican el precio de los tours basándose en reglas fijadas por el departamento comercial
• Comercializar tours online tanto para agencias como para cliente final
• Gestionar todos los aspectos de las reservas (cancelaciones, cambios, etc.)
• Generar toda la documentación para viajeros, guías, hoteles y aerolíneas
• Integrar la información de los viajes sin esfuerzo con sus programas de contabilidad, obteniendo datos de coste real y beneficio por salida.
• Cruzar información de facturación y pagos

Las Ventajas

Gracias a TourKnife, Different Roads ha podido resolver cada uno de los problemas de la empresa con su software anterior, aumentando drásticamente su productividad y eficiencia. También ha encontrado nuevas formas de trabajo que ni siquiera contemplaba: ya no es necesario invertir tiempo en tareas manuales repetitivas, los errores se han reducido significativamente y la precisión de los datos ha aumentado exponencialmente. Esto se debe a la centralización e integración de todos los aspectos de la gestión de viajes: desde la creación de tours hasta la facturación y la contabilidad.